Exploring, modeling, predicting and reporting with SAS Visual Analytics and SAS Visual Statistics

Fruitfull prototyping in Business Intelligence

Reply
New Contributor
Posts: 3

Fruitfull prototyping in Business Intelligence

[ Edited ]

 

De Belastingdienst heeft gekozen voor prototyping als middel om de bestuurlijke informatie (BI) helder te krijgen. Het eerste onderwerp dat wordt aangepakt is de planning, finance en control cyclus van personeel. In 2008 is gestart met een team (B/CA UCA) binnen de Belastingdienst om via prototyping rapporten te definiëren. Het prototypen van BI begint nu vruchten af te werpen.

 

Groeien.jpgzaad.jpg

 

Planning en control cyclus

De planning en control cyclus van personeel betreft 33.000 personen en een budget van 1.6 miljard Euro. De cyclus kent de reguliere fasen van een kwaliteitskring: Voorbereiding, Uitvoering en Evaluatie. In de voorbereidingsfase wordt op basis van werkpakketten een kaderformatie vastgesteld. Deze kaderformatie resulteert in een budget. Op basis van kaderformatie en budget wordt door de regio’s/eenheden een verdere detaillering aangebracht. Elke maand worden kaderformatie en budget vergeleken met gerealiseerde bezetting en geprognosticeerde personeelskosten. Op basis van deze vergelijking wordt de personeelsplanning geëvalueerd en bijgestuurd.

 

Waarom prototyping

De keuze voor prototyping komt voort uit de onzekerheid van het BI Gereedschap en onzekerheid van de BI vraag.

 

Onzekerheid BI Gereedschap

Volgens de BI architectuur geldt dat SAP BW wordt gebruikt bij de BI verstrekking voor secundaire/ondersteunende processen (personeel, financieel, logistiek). SAS  wordt gebruikt voor de BI van primaire processen  (heffen, innen, controle) van de Belastingdienst en de combinatie van BI van primaire processen en secundaire processen.

 

De praktijk is anders. Op dit moment is een deel van Personeel opgenomen in de basisvoorziening van SAS. De verdere uitrol van SAP BW voor secundaire/ondersteunende processen is vertraagd.

  Onzekerheid BI Vraag

De ondersteuning van de bedrijfsvoering is volop in beweging. Er zijn voortdurend nieuwe initiatieven op het gebied van de planning en control cyclus die om een veranderde informatievoorziening vragen:

-Invoering functiestramien, processen

-Verbetering transparantie budgetproces

-Afstemming financiële en personele rapportages

-Rapporten personeelsbeweging en mobiliteit

-Invoering voor ingevulde prognose (VIP)

-Reorganisatie Belastingregio’s naar klantsegmenten

Deze innovatieve veranderingen leiden tot een wijzigingsstroom voor de BI applicatie. Door de flexibiliteit van een prototype is beter met deze wijzigingsstroom om te gaan.

 

Doel

Het uiteindelijke doel is het verbeteren van de personeelsplanning, zodat met optimale kosten de juiste mensen op de juiste stoel zitten. Het doel van prototyping van de planning en control cyclus is als volgt:

 

Sturen

Duidelijk krijgen op welke manier de Belastingdienst de personeelsplanning stuurt.

 

Definitie BI Producten

Welke BI producten zijn nodig voor de sturing. Hoe zijn deze BI producten gedefinieerd.

Bij de definitie van de BI Producten is de acceptatie van de BI Producten door de klant organisatie belangrijk.

 

 

Integratie

Het doel is om de integratie van Personeel en Financieel te bevorderen.

 

Metadata beheer

Het opzetten van metadata beheer is een belangrijk doel. De eenduidigheid van de cijfers is belangrijk voor de acceptatie van de rapporten. Bij de uiteindelijke bouw van de BI applicatie zullen de definities van de BI producten onmisbaar zijn.

 

Gereedschap

Voor het prototype gereedschap is gekozen voor MS-Access en MS-Excel versie 97. Deze hulpmiddelen zijn algemeen beschikbaar en de kennis over dit gereedschap is aanwezig binnen de gebruikersorganisatie. Het prototype Personele Financiële Basisvoorziening (PFB) bestaat uit twee delen:

 

Achterstuk

Op basis van de data extractie uit het SAP ECC bronsysteem wordt een historisch overzicht (kubus) gemaakt. Per personeelsnummer worden op datum alle verandering records van de verschillende infotypes getoond. Vanwege de complexiteit is de keuze gemaakt om dit deel te bouwen met Visual Basic. Het bedrijf Capgemini heeft het achterstuk grotendeels gebouwd en biedt ondersteuning bij verdere aanpassingen.

 

Voorstuk

Op basis van de gemaakte kubus worden rapporten gemaakt. Zeker met prototyping zijn er voortdurend aanpassingen in de rapporten. De keuze is gemaakt om de rapporten te bouwen met Access Queries. Access Queries worden door B/CA zelf aangepast waardoor men maximaal flexibel kan zijn. Voor publicatie wordt Excel gebruikt vanwege de uitgebreide opmaakmogelijkheden. De Excel rapporten worden gepubliceerd op de website Plaza Bedrijfsvoering. De Plaza Bedrijfsvoering heeft het volgende webadres: http://intranet.belastingdienst.nl/bedrijfsvoering/planning-finance-en-control/

 

Team

Er is een team samengesteld uit de verschillende disciplines binnen B/CA UCA.

Kees Kuijstermans           Ontwikkeling & Advies

Richard Stauthamer         Ontwikkeling & Advies

Erjan Tinholt                      Financieel Beheer

Rien van Dooren              Financieel Beheer

Barjo Faber                       Beheer en Kwaliteit

Zéger Nieuweboer           Beheer en Kwaliteit

 

Valhuilen

Prototyping is ook vallen en weer opstaan. De valkuilen van prototyping zijn:

 

Teveel succes

Het prototype is zo succesvol zijn dat de indruk bij management en klanten/afnemers ontstaat dat het prototype de rol van definitieve applicatie kan krijgen. Het prototype is echter niet gebouwd voor dit doel en het definitieve gebruik leidt tot problemen op het gebied van onderhoudbaarheid, schaalbaarheid en performance.

 

 

Gebrek aan continuïteit

Het prototyping team maakt deel uit van de staande organisatie. Er bestaat geen projectorganisatie. Vanwege de lengte van het prototyping traject is het gevaar dat andere activiteiten belangrijker worden en dat het prototyping ondersneeuwt.

 

Afstand werkvloer

Prototyping wordt door de gebruikersorganisatie uitgevoerd. De prototype resultaten moeten ook verder voortdurend getoetst worden met de werkvloer. In een grote organisatie, zoals de Belastingdienst, kan deze toetsing in het nauw komen. Waardoor de BI producten integraal niet aansluiten bij de behoefte in de praktijk en niet geaccepteerd worden.

 

Architectuur spagaat

De ontsluiting van de SAP bronnen gebeurt met het BI gereedschap SAP BW, later opgevolgd door SAP BusinessObjects. Vanuit de lange levertijd van de SAP BW oplossing en vanwege analyse doeleinden wordt in de praktijk het BI gereedschap SAS gebruikt op de bron SAP. De BI Roadmap Bedrijfsvoering is niet duidelijk en zeker niet algemeen geaccepteerd binnen de Belastingdienst.

 

 

 

Vruchten

De belangrijkste vruchten, die de prototyping van de planning en control cylus heeft opgeleverd, zijn:

 

Samenwerking

Samenwerking tussen Financieel en Personeel is op concern niveau verbeterd. Er is meer overleg over komende veranderingen op beide gebieden. De kloof tussen financieel en personeel op regionaal niveau is nog niet kleiner geworden.

 

Sturen

Er zijn afspraken gemaakt over het actueel beschikbaar stellen van stuurinformatie door het Directoraat Generaal Belastingen (DGBel). Zo worden in 2011 het formatief kader en de budget informatie versie gewijs aangeleverd aan het BI Centrum Belastingdienst. Het stuurproces van de personeelsplanning blijft politiek gevoelig en moeilijk te formaliseren.

 

Acceptatie BI Producten

Er is een belangrijke stap gemaakt om de rapporten over formatie en bezetting uit één bron te laten komen. De gepresenteerde cijfers van de personele en financiële rapportage sluiten op elkaar aan. De acceptatie van de BI producten is hoog omdat de rapporten door de gebruikers zelf ontworpen en gebouwd zijn.

 

Metadata Beheer

Het metadata beheer is in de startblokken gezet. De eerste BI producten zijn gedefinieerd en de opbouw in data bouwstenen is vastgelegd. De metadata wordt gepubliceerd op de Plaza Bedrijfsvoering nadat de metadata in de discussiegroep Metadata aangeboden en besproken is.

 

Deze vruchten vormen een prima motivatie om met prototyping door te gaan. Prototyping biedt een goed uitgangspunt voor de bouw van de definitieve BI applicatie. Bovenal biedt prototyping een grotere garantie voor acceptatie en kwaliteit van de BI rapporten. Dat alles zal het uiteindelijke doel, het verbeteren van de financiële- en de personeelsplanning bij de Belastingdienst, dichterbij brengen.

 

 

 

Zéger Nieuweboer

Belastingdienst, Apeldoorn, 2010

 

 

Dit artikel is eerder gepubliceerd op de interne BD Plaza en ConnectPeople van de Belastingdienst.

Groeien.jpgzaad.jpg

 

 

Ask a Question
Discussion stats
  • 0 replies
  • 102 views
  • 0 likes
  • 1 in conversation